Bildungswerk BAU Hessen-Thüringen e.V.

Information zur Datenverarbeitung (Art. 13, 14 DSGVO)

Mit diesen Informationen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Bildungswerk BAU Hessen-Thüringen e.V., Blosenburgstraße 4, 99096 Erfurt, und die Ihnen zustehenden Rechte in Kenntnis setzen.

 

1. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Bildungswerk BAU Hessen-Thüringen e.V.
Blosenburgstraße 4, 99096 Erfurt
Telefon: 0361 644 95 0 | Fax: 0361 / 644 95 29
E-Mail: info@biw-bau.de

 

2. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an datenschutz@biw-bau.de oder an unseren Datenschutzbeauftragten Herrn Peter Treffer unter PTreffer@intersoft-consulting.de.

 

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung von Aus- oder Weiterbildungsverträgen, für Maßnahmen der Berufsorientierung, zur Erfüllung von Beherbergungsverträgen und im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen.

Wir erheben ggf. folgende Informationen:

  • Adressen/Kontaktdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, Rufnummer, E-Mail-Adresse)
  • Nationalität, Aufenthaltsstatus, Einkommens- und Vermögensverhältnisse (regelmäßig bei geförderten Maßnahmen durch Zuwendungsgeber)
  • Schwerbehinderung
  • Daten aus postalischer, elektronischer und telefonischer Kommunikation zwischen Ihnen und uns
  • Vertragsdaten (Ausbildungsunternehmen, Schule, Ausbildungsberuf, Aus- und Weiterbildungsbedarf, SOKA- Arbeitnehmernummer, Bankverbindung)
  • Foto-, Ton- und Videoaufnahmen
  • Leistungs- und Prüfungsbeurteilungen im Rahmen der Ausbildung
  • Kontodaten

Bei der Durchführung einer Ausbildungs- oder Weiterbildungsmaßnahme, bei der Unterbringung in einem unserer Gästehäuser oder bei Maßnahmen der Berufsorientierung sind verschiedene Daten der Teilnehmenden bzw. Gäste erforderlich. Um welche Daten es sich konkret handelt, kann den entsprechenden Formularen entnommen werden.

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Annahme und Durchführung der Verträge und Maßnahmen und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Die Nichtbereitstellung der Daten führt dazu, dass die Aus- oder Weiterbildungs-maßnahme, die Maßnahmen der Berufsorientierung oder der Beherbergungsvertrag nicht durchgeführt werden können.

 

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Vorgaben aus dem EU-Recht oder nationalen datenschutzrechtlichen Gesetzen.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt

  • um Sie als unseren Vertragspartner identifizieren zu können;
  • zur Durchführung und Abrechnung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages;
  • zur Korrespondenz mit Ihnen;
  • zur Durchführung von geförderten Maßnahmen der Berufsorientierung, Aus- und Weiterbildung, der Besetzung von Ausbildungsplätzen und der betrieblichen Integration von Flüchtlingen.

Rechtsgrundlage für Verarbeitungen zu o. g. Zwecken ist zum einen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG (Begründung, Durchführung und Beendigung des Aus- und Weiterbildungsverhältnisses).

Ihre Daten verarbeiten wir auch, um die berechtigten Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. In diesem Fall beruht der Verarbeitungsvorgang auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dies kann insbesondere erforderlich sein:

  • zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs;
  • zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
  • zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten (einschließlich deren Verfolgung);
  • zur Videoüberwachung zur Wahrung des Hausrechts;
  • für Maßnahmen zur Gebäudesicherheit (z. B. Zutrittskontrolle) sowie zur Sicherung des Hausrechts;
  • Anfertigung und Veröffentlichung von Foto-, Ton- und Videoaufnahmen auf Veranstaltungen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit.

In Ausnahmefällen holen wir uns auch vor Durchführung der Datenverarbeitung Ihre ausdrückliche Einwilligung ein, soweit keine der oben angeführten Rechtsgrundlagen greifen. Die Datenverarbeitung beruht dann auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Dies ist wiederum bei der Anfertigung und Veröffentlichung von Foto-, Ton- und Videoaufnahmen denkbar.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

 

5. Kategorien von Empfängern der Daten

Das Bildungswerk BAU Hessen-Thüringen e.V. gibt personenbezogene Daten nur an diejenigen Stellen weiter, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen. Dies können Stellen innerhalb unseres Vereins sowie notwendige externe Unternehmen (Dienstleister und Erfüllungsgehilfen) sein.

Externe Stellen können z. B. sein: IT-Dienstleister, Sozialkasse der Bauwirtschaft, Berufsgenossenschaft, Fördermittelgeber, Finanz- und Steuerbehörden, Polizei, Ermittlungsbehörden (mit vorliegender Rechtsgrundlage), behördliche Meldestellen sofern die Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben ist.

 

6. Datenübermittlung in ein Drittland

Wir verarbeiten den Großteil der personenbezogenen Daten im Rahmen der üblichen Geschäftsabläufe in der EU/EWR.

Für die tägliche Büroarbeit (insbesondere E-Mails, Office-Produkte und Videokonferenzen) nutzen wir insbesondere Microsoft 365 des US-amerikanischen Anbieters Microsoft Corporation. Die USA stellen ein sog. Drittland dar. Für die USA hat die Europäische Kommission am 10.07.2023 einen Angemessenheitsbeschluss erlassen. Der Angemessenheitsbeschluss für das EU-U.S. Data Privacy Framework bestätigt, dass die USA ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten gewährleisten, die aus der EU an die am EU-U.S. Data Privacy Framework teilnehmenden Unternehmen übermittelt werden. Microsoft Corporation ist danach zertifiziert.

Soweit wir Dienstleistern mit Bezug zu Drittländern außerhalb der EU/EWRF einsetzen und diese nicht einem Angemessenheitsbeschluss unterliegen, schließen wir den von der Kommission der Europäischen Union bereitgestellte Standard-Datenschutzklauseln ab. Klauseln sehen geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern im Drittland vor. Zusätzlich ergreifen wir dann noch weitere technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten.

Wenn Sie nähere Informationen zu den bestehenden Garantien erhalten wollen, können Sie datenschutz@biw-bau.de kontaktieren.

 

7. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange, wie es für die o. g. Zwecke erforderlich ist und ein berechtigtes Interesse des Bildungswerkes BAU Hessen-Thüringen e.V. an der Verarbeitung nach Maßgabe der einschlägigen rechtlichen Bestimmungen besteht. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus Förderrichtlinien von Förderprogrammen, dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre und in Einzelfällen können diese bis zu 30 Jahre betragen.

Die Aufzeichnungen von Videoüberwachungsmaßnahmen werden grundsätzlich nach 72 Stunden gelöscht. Während Betriebsschließungen werden diese Aufbewahrungsfristen so angepasst, dass die Aufzeichnungen 72 Stunden nach Wiederaufnahme des Betriebs an dem betreffenden Standort gelöscht werden.

Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich, z. B.:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Zu nennen sind Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO).
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahre betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.
  • Erfüllung der Anforderungen zur Nachweispflicht gegenüber Fördermittelgebern.

 

8. Betroffenenrechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Widerspruchsrecht

Sie haben gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.

Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerruf der Einwilligung

Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.

Auskunftsrecht

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.

Weitere Rechte

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten oder auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund für die weitere Speicherung besteht, werden wir Ihre Daten löschen, ansonsten die Verarbeitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG).

Wahrnehmung Ihrer Rechte

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die Datenschutzbeauftragte unter den angegebenen Kontaktdaten wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.

 

9. Datenquellen

Ihre personenbezogenen Daten werden durch uns erhoben, wenn Sie mit uns in Kontakt treten, wenn Sie sich als Interessent oder Antragsteller an uns wenden oder wenn Sie bereits im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen unsere Dienstleistungen nutzen. Außerdem nutzen wir personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise von Ihrem Arbeitgeber, von Schulen oder anderen Ausbildungsstätten erhalten.

 

10. Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten

Zur Eingehung eines Aus- oder Weiterbildungsverhältnisses müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Durchführung des Verhältnisses erforderlich sind oder die wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zwingend erheben müssen. Sollten Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, dann ist für uns die Durchführung des Aus- oder Weiterbildungsverhältnisses nicht möglich.

 

11. Änderungsklausel

Da unsere Datenverarbeitung Änderungen unterliegt, werden wir auch unsere Datenschutzinformation von Zeit zu Zeit anpassen. Wir werden Sie über Änderungen rechtzeitig informieren.